Een onderhoudscontract is meer dan een stuk terugkerende omzet. De vorm die je kiest — looptijd, interval, wat er wel en niet in zit — bepaalt voor een groot deel hoe druk je planning het komende jaar wordt. Twee bedrijven met evenveel contracten kunnen totaal verschillende agenda's hebben, puur omdat de contractvorm anders is opgezet.
Voordat ServicePlanner bestond, was oprichter Ruud jarenlang eigenaar van een installatiebedrijf. Zijn tweejaarlijkse all-in onderhoudscontract was bij zijn klanten de absolute favoriet: met dat contract hoefde hij bij een klant maar eens in de twee jaar onderhoud uit te voeren. Dat scheelde flink in het aantal keren dat hij bij diezelfde klant moest langsgaan, en dus in de ruimte die hij overhield in zijn planning.
Vier contractvormen die je vaak tegenkomt
De meeste installatiebedrijven werken met een variant van deze vier vormen. Elke vorm heeft eigen gevolgen voor je planning:
- Jaarlijks basiscontract. Eén vast bezoek per jaar, vaste prijs. Simpel te verkopen, maar met veel klanten op hetzelfde interval loop je het risico dat alles in dezelfde maanden samenklontert.
- Meerjarig all-in contract. Onderhoud, kleine reparaties en soms onderdelen zitten in één tarief, vaak met een langer interval — zoals Ruuds tweejaarlijkse contract. Minder bezoeken per klant per jaar, dus meer ruimte per plek in je planning.
- Pay-per-visit, zonder contract. Geen vaste afspraken, de klant belt als er iets is. Onvoorspelbaar voor je planning en lastig te automatiseren.
- Contract met vast vervolgbezoek. Elk bezoek plant automatisch het volgende in, meestal via de geen-tegenbericht methode: je stelt een datum voor en die staat vast, tenzij de klant zelf verzet. Voorspelbaar voor jou én de klant.
Geen van deze vormen is fout. Het probleem ontstaat pas wanneer je maar één vorm gebruikt voor je hele klantenbestand, met hetzelfde interval en dezelfde startmaand voor iedereen.
Waarom je planning elk jaar dezelfde piek heeft
Veel installatiebedrijven zien elk jaar rond dezelfde weken een piek in de agenda, gevolgd door weken die veel rustiger zijn. Je onderhoudscontract zelf veroorzaakt die piek. Als een groot deel van je klanten in hetzelfde kwartaal is gestart, met hetzelfde jaarlijkse interval, dan vervalt een groot deel van die contracten ook in hetzelfde kwartaal — jaar na jaar.
De oplossing zit niet in harder werken tijdens de piek, maar in hoe je nieuwe contracten instelt. Spreid startdata bewust over het jaar in plaats van alles bij de eerste afspraak op "over 12 maanden" te zetten. En als je automatische routeplanning gebruikt die op postcode clustert, kun je bezoeken binnen een straal ook over een langere periode uitsmeren in plaats van in één drukke week proppen.
Automatiseer het vervolgbezoek als vast onderdeel van het contract
Een contract dat het vervolgbezoek niet regelt, verschuift die taak naar jou: iemand moet er na elk bezoek aan denken om de volgende afspraak in te plannen en de klant te bellen. Bij tientallen contracten is dat het eerste dat blijft liggen.
Neem dat vaste vervolgbezoek daarom op als onderdeel van het contract zelf, niet als losse actie achteraf. Via de geen-tegenbericht methode stel je bij het afronden van een werkbon meteen de volgende afspraak voor — de klant hoeft alleen te reageren als de datum niet uitkomt. Dat scheelt een belronde per klant per jaar, en het voorkomt dat contracten stilzwijgend verlopen omdat niemand het vervolgbezoek heeft ingepland.
Bouw een indexering in, zodat je niet elk jaar losse offertes hoeft te maken
Neem een jaarlijkse prijsindexering op in het contract zelf, bijvoorbeeld gekoppeld aan een vast percentage bij elke verlenging. Dan hoef je niet ieder jaar per klant een nieuwe offerte te sturen en akkoord af te wachten voordat je verder kunt plannen — de prijs loopt automatisch mee, en de afspraak staat al vast.
Zet dat percentage vooraf duidelijk in het contract, zodat het bij verlenging geen discussie is. Klanten accepteren een vooraf afgesproken indexering makkelijker dan een losse prijsverhoging die achteraf wordt gemeld.
Waar je op let bij het opstellen van een nieuw contract
Reken bij een nieuw contract drie planningsvragen net zo zwaar mee als de prijs: welk interval past bij dit type installatie, in welke maand valt het eerste bezoek, en is het vervolgbezoek automatisch geregeld of moet iemand daar zelf aan denken. Een contract dat op die drie punten goed staat, kost je op de lange termijn veel minder handwerk dan een contract dat alleen op prijs is dichtgetimmerd.
Plan een gratis demo en bekijk hoe ServicePlanner onderhoudscontracten, automatische vervolgbezoeken en je routeplanning voor je regelt.
