Het najaar is de piekperiode voor haarden- en kachelinstallateurs. Klanten bellen om nog snel een haard of kachel te laten installeren "voor het koud wordt", naast de eerste storingsmeldingen van toestellen die vorig jaar zijn geïnstalleerd en nu net niet willen aanslaan. Je planning loopt vol, terwijl je team hetzelfde blijft.
Dat is een planningsprobleem, op te lossen met de juiste structuur. Ook met een klein team.
Piekdrukte in het najaar: structuur voorkomt chaos
Van september tot december verdubbelt bij veel installateurs de vraag naar nieuwe installaties, terwijl de storingsmeldingen van vorig jaar geplaatste toestellen er gewoon bovenop komen. Wie dat handmatig in één agenda probeert te schikken, eindigt met gaten in de planning en monteurs die kris-kras door het werkgebied rijden.
Met ServicePlanner stel je per type klus een eigen afspraaktype in: installatie, onderhoud, storing, elk met een vaste duur, reistijd en vertrekpunt. Nieuwe aanvragen komen zo automatisch in het juiste tijdvak terecht, in plaats van dat jij of je planner elke aanvraag handmatig inpast. Klanten krijgen geen exact tijdstip te horen, maar een tijdvak van bijvoorbeeld twee uur: genoeg marge voor jou, duidelijk genoeg voor de klant.
Onderhoud dat zichzelf inplant
Een haard of kachel die je dit jaar plaatst, heeft volgend jaar weer een onderhoudsbeurt nodig. Wie dat bijhoudt in een spreadsheet of een stapel kaartjes, mist afspraken of moet klanten er zelf achteraan bellen.
ServicePlanner regelt terugkerende onderhoudsbeurten via de geen-tegenbericht methode: het systeem stelt automatisch een nieuwe datum voor op basis van de vorige afspraak, en die datum staat vast tenzij de klant hem zelf verzet. Voor vaste onderhoudsklanten kun je daarnaast een vast standaardslot instellen, bijvoorbeeld elke tweede dinsdag van de maand, zodat een groep klanten in dezelfde buurt automatisch op dezelfde route terechtkomt. Geen telefoontjes, geen handmatige planning per klant.
Routes clusteren in plaats van kris-kras rijden
Een kachelinstallatie duurt al snel een halve dag, dus één misplande rit kost meteen een groot deel van de beschikbare tijd van een monteur. Toch gebeurt planning bij veel installateurs nog op gevoel: wie het eerst belt, staat als eerste in de agenda, ongeacht waar die klant woont.
ServicePlanner clustert afspraken automatisch op postcode, zodat monteurs een logische route rijden in plaats van kris-kras door het werkgebied. Klanten die dicht bij elkaar wonen, komen vanzelf dezelfde dag of week aan de beurt. Installatiebedrijven die zo werken, besparen gemiddeld zo'n 30% aan reiskilometers, tijd die je terugkrijgt voor extra klussen in het hoogseizoen.
Van werkbon naar factuur, zonder dubbel werk
Bij een haard- of kachelinstallatie hoort vaak specifiek materiaal en maatwerk per klant. Een monteur die dat achteraf vanuit zijn geheugen op een papieren bon moet invullen, is kostbare tijd kwijt, en jij loopt achter de feiten aan met de facturatie.
Met de mobiele werkbon van ServicePlanner vult de monteur ter plekke in wat er is gebruikt en gedaan, direct op zijn telefoon of tablet, inclusief foto's als bewijs. Zodra hij de werkbon afrondt, zet je die met één klik om in een factuur. Je kunt bovendien per klant relevante gegevens bijhouden, zoals de installatiedatum en toestelgegevens, zodat je bij het volgende onderhoudsmoment meteen weet waar je aan toe bent.
Wie facturatie laat liggen tot na de piekperiode, merkt dat vaak pas maanden later terug in de cashflow: het werk is gedaan, maar het geld staat nog niet binnen. Facturen die dezelfde dag nog de deur uit gaan, voorkomen dat gat.
Aan de slag
Piekdrukte in het najaar, jaarlijks terugkerend onderhoud en materiaal per toestel zijn geen redenen om een extra monteur aan te nemen voordat je planning dat aankan. Wil je zien hoe dit voor jouw team werkt, ook als je maar met twee monteurs rijdt? Vraag een demo aan en we laten het je zien met jouw eigen planning, of bekijk eerst wat ServicePlanner allemaal kan.
