Een offerte versturen kost een paar minuten. Een factuur ook. Het tijdverlies zit tussen die twee momenten: de offerte die als PDF in een Outlook-mapje verdwijnt en nooit wordt opgevolgd, de werkbon die pas dagen later wordt overgetypt, en het overzicht dat ontbreekt zodra een klant vraagt of een rekening al binnen is.
Waar het misgaat
Bij veel servicebedrijven staat de offerte los van de planning. Je maakt hem in Word, je monteur voert de klus uit, en pas achteraf stel je de factuur op — als niemand het vergeet. Zodra die drie stappen los van elkaar staan, ontstaan er gaten: een offerte die je nooit opvolgt, een werkbon die te laat de administratie bereikt, of een factuur die simpelweg niet wordt verstuurd omdat niemand meer weet dat de klus is afgerond.
Een vaste route van offerte naar factuur voorkomt dat je het overzicht verliest. Zonder die route bepaalt elke monteur zijn eigen werkwijze: de één mailt een foto van de werkbon, de ander legt hem op het bureau, en de administratie zoekt achteraf uit wat er precies is afgesproken.
Offertes maak en verstuur je in een paar klikken
In ServicePlanner maak je een offerte met de klantgegevens, uurtarieven en producten die al in het systeem staan — je typt niets dubbel over. Je verstuurt de offerte per e-mail of print hem uit voor de post. Zodra de klant akkoord geeft, zet je de offerte met één klik om in een geplande afspraak of in een factuur.
De werkbon wordt direct de factuur
Je monteur rondt de klus af op locatie en vult de werkbon in op telefoon of tablet, zonder papieren bon die eerst naar kantoor moet voordat iemand hem overtypt. Die digitale werkbon zet je direct om in een factuur, nog voordat de monteur de deur uit is. Voor onderhoud of service ter plekke kun je zelfs meteen afrekenen: ServicePlanner ondersteunt een koppeling met een mobiele pinautomaat, zodat de klant direct op locatie betaalt.
Facturen verstuur je op tijd
Hoe later je factureert, hoe later je wordt betaald. Verzamel je alle werkbonnen pas aan het einde van de maand om ze over te typen, dan schuift de betaaldatum van elke klus met diezelfde weken op. ServicePlanner houdt bij welke facturen openstaan en welke te laat zijn, zodat jij niet zelf hoeft bij te houden wie nog moet betalen.
Of koppel met je eigen boekhoudpakket
Werk je liever in je eigen boekhoudpakket voor de financiële afhandeling? Dat kan. ServicePlanner biedt kant-en-klare koppelingen met partners als Maintenanz en Samiko, en een open API voor een koppeling op maat — een integratie met Exact staat op de planning. De facturatiemodule ondersteunt op dit moment geen Peppol of vergelijkbare protocollen voor elektronisch factureren.
Waar te beginnen
Begin met de eerstvolgende offerte die je verstuurt: maak hem in ServicePlanner en zie hoe snel je hem omzet in een geplande klus of een factuur zodra je klant akkoord geeft. Wil je eerst zien hoe dat voor jouw type klussen werkt? Vraag een gratis proefperiode aan of bekijk wat de facturatiemodule verder voor je kan doen.
